| VERGİ SİRKÜLERİ NO: 2025-49 | TARİH: 17.02.2025 |
Elektronik Defter Zorunluluğu: 1 Ocak 2026 itibarıyla ticaret siciline tescil edilen kollektif, komandit, anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatifler, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlü olacaktır.
Sisteme Entegrasyon: 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren tescil edilen bu şirketlerde defterler, ticaret siciline kayıt işlemiyle eş zamanlı olarak sistem üzerinde oluşturulup aktif hale getirilecektir.
Özel Kapsama Giren Şirketler: Bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler, 1 Temmuz 2025 itibarıyla elektronik defter tutma zorunluluğuna dahil edilecektir. Bu yükümlülüğe tabi şirketler, en geç iki ay içinde Tebliğ Eki-1’e uygun şekilde düzenlenen bir kararla notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmalıdır.
Mevcut Şirketlere Etkisi: Tebliğ, halihazırda faaliyet gösteren ticaret şirketlerine elektronik ortamda karar defteri tutma zorunluluğu getirmemektedir.
Fiziki Defter Kullanımının Sonlandırılması: Elektronik deftere geçen şirketler, herhangi bir nedenle tekrar fiziki defter tutamayacaktır.
Yetkilendirme: Sistemde oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından belirlenen sistem kullanıcısına aittir. Birden fazla sistem kullanıcısı belirlenebilecektir.
Yetkilendirme Süreci: Sistem kullanıcısı, şirket kuruluş aşamasında Tebliğ Eki-2’deki form kullanılarak fiziki ortamda veya MERSİS üzerinden elektronik olarak belirlenir. Bu form, şirket sözleşmesinde belirtilen yönetim organı üyeleri veya yönetici ortakların tamamı tarafından onaylanmalıdır.
Fiziki Pay Defterinden Elektronik Ortama Geçiş: Elektronik ortamda pay defteri tutmaya başlayan şirketler, mevcut fiziki pay defterlerindeki güncel kayıtları sistem kullanıcısı tarafından elektronik ortama aktarmakla yükümlüdür.
Açılış ve Kapanış Onayı: Elektronik ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onayı zorunlu değildir.
Defterlerin Saklanması: Elektronik defter dosyaları, Ticaret Bakanlığı’nın bilgi sisteminde muhafaza edilecek ve şirketlerin kullanımına hazır halde tutulacaktır.
Kayıt Güvenliği: Sistem üzerinde yapılan tüm işlemler kayıt altına alınacak olup, kayıt tarihlerine göre herhangi bir değişiklik yapılamayacaktır.
Genel Kurul ve Yönetim Kurulu Sistemleriyle Entegrasyon: Elektronik genel kurul ve yönetim kurulu sistemleriyle entegrasyon sağlanana kadar, elektronik ortamda düzenlenen kararlar sistem kullanıcısı tarafından sisteme manuel olarak aktarılacaktır. Ticaret Bakanlığı’nın duyurusuna kadar, kayda dayanak fiziki karar tutanakları ve ilgili diğer belgeler muhafaza edilerek gerektiğinde ibraz edilmelidir.
Bu düzenlemelerle, işletmelerin muhasebe dışındaki ticari defterlerini dijitalleştirerek daha güvenli ve şeffaf bir yönetim sağlanması amaçlanmaktadır.
