Wenn der Saldo in Ihrer Buchhaltung von dem Betrag abweicht, den ein Kunde oder Lieferant meldet, sollte zunächst die Ursache untersucht werden. Bevor Buchungen geändert werden, um die Salden anzugleichen, müssen die Kontobewegungen zum gleichen Stichtag und in derselben Währung verglichen werden. Eine fehlende Rechnung, eine an einem anderen Tag erfasste Zahlung oder ein Zahlungseingang auf dem falschen Personenkonto kann eine zunächst unerklärliche Differenz verursachen.
Werden Differenzen bei der Kontenabstimmung festgestellt, gilt es, die abweichenden Geschäftsvorfälle und deren Ursachen zu identifizieren. Anschließend sind erforderliche Korrekturen anhand der zugehörigen Belege vorzunehmen und die Ergebnisse mit dem Geschäftspartner schriftlich zu bestätigen. Dieses Vorgehen verbessert die Zuverlässigkeit der Forderungs- und Verbindlichkeitenübersicht und hilft dabei, ungeklärte Abweichungen nicht in nachfolgende Abrechnungsperioden zu übernehmen.
Was sollte bei einer Abweichung in der Kontenabstimmung zuerst geprüft werden?
Prüfen Sie zunächst, ob die verglichenen Unterlagen denselben Umfang abdecken. Dazu gehören der Abstimmungsstichtag, der Abrechnungszeitraum, die Firmenbezeichnung, das betreffende Kunden- oder Lieferantenkonto und die Währung. Werden Geschäftsvorfälle mit demselben Unternehmen über mehrere Niederlassungen oder Konten erfasst, können unterschiedliche Transaktionsbestände gegenübergestellt werden. Außerdem entspricht einer Forderung auf der einen Seite normalerweise eine Verbindlichkeit auf der anderen. Diese unterschiedliche Betrachtungsweise stellt für sich genommen keinen Fehler dar.
Anschließend sollten der Anfangssaldo sowie die gesamten Soll- und Habenbewegungen des Zeitraums kontrolliert werden. Weicht bereits der aus der Vorperiode übernommene Betrag ab, beginnt die Untersuchung an dieser Stelle. Auch der Vergleich einer aktuellen Aufstellung mit einem älteren Bericht kann irreführende Ergebnisse liefern. Beide Parteien sollten deshalb detaillierte Kontenaufstellungen mit demselben Stichtag austauschen, damit die Prüfung auf vergleichbaren Daten basiert.
Welche Ursachen haben Differenzen bei der Abstimmung von Kunden- und Lieferantenkonten?
Viele Abweichungen entstehen, weil derselbe Geschäftsvorfall in den Buchhaltungen der Parteien zu unterschiedlichen Zeitpunkten oder mit unterschiedlichen Beträgen erfasst wird. Typische Beispiele sind eine fehlende Rechnung, eine doppelte Buchung, eine noch nicht verbuchte Retoure oder eine Zahlung auf dem falschen Personenkonto. Selbst korrekt erfasste Geschäftsvorfälle können zu unterschiedlichen Salden führen, wenn Bewegungen kurz vor dem Periodenende aufgrund verschiedener Stichtage nicht in beiden Aufstellungen enthalten sind.
Bei Fremdwährungskonten können außerdem Verwechslungen zwischen dem ursprünglichen Währungsbetrag und seinem Gegenwert in türkischer Lira, unterschiedliche Wechselkurse oder uneinheitlich berücksichtigte Bewertungsbuchungen eine Rolle spielen. Werden Bankgebühren von einer Überweisung abgezogen, kann der eingegangene Betrag vom überwiesenen Betrag abweichen. Bei der Untersuchung einer Saldendifferenz sollte deshalb nicht vorschnell von einer einzigen Ursache ausgegangen werden: Mehrere fehlende oder fehlerhafte Buchungen können zusammen eine scheinbar geringe Abweichung ergeben.
Wie lässt sich eine Differenz durch den Vergleich der Kontenaufstellungen finden?
Am einfachsten beginnt der Vergleich mit dem letzten Stichtag, zu dem beide Parteien denselben Saldo bestätigt haben. Die nachfolgenden Bewegungen werden anhand von Belegnummer, Buchungs- beziehungsweise Belegdatum, Betrag und Währung zugeordnet. Ein Abgleich ausschließlich nach Datum reicht nicht aus, da derselbe Geschäftsvorfall in den beiden Systemen an unterschiedlichen Tagen erfasst worden sein kann. Sobald übereinstimmende Bewegungen gekennzeichnet sind, werden die verbleibenden ungeklärten Positionen deutlicher sichtbar.
Zusätzlich kann geprüft werden, ob die Gesamtdifferenz dem Betrag eines einzelnen Belegs entspricht. Diese Übereinstimmung allein ist jedoch kein ausreichender Nachweis für die Ursache. Mehrere Geschäftsvorfälle können denselben Betrag aufweisen, und einzelne Fehler können sich teilweise ausgleichen. Eine Erläuterung mit den zugehörigen Belegangaben neben jeder ungeklärten Position erleichtert die Abstimmung mit dem Geschäftspartner und verhindert, dass bereits abgeschlossene Prüfschritte unnötig wiederholt werden.
Wie lassen sich Abstimmungsdifferenzen aus Rechnungen und Retouren erkennen?
Beim Rechnungsvergleich sollten Belegnummer, Ausstellungsdatum, Empfängerdaten und Gesamtbetrag gemeinsam geprüft werden. Fehlt ein Dokument in einer Buchhaltung, ist zu klären, ob es übermittelt und auf dem richtigen Personenkonto erfasst wurde. Bei Retouren sind die tatsächliche Rücksendung der Ware und die Verbuchung der zugehörigen Dokumente getrennt zu betrachten. Teilretouren, stornierte Belege und doppelte Buchungen müssen ebenfalls untersucht werden, um den verursachenden Geschäftsvorfall eindeutig festzustellen.
Wie lassen sich Abstimmungsdifferenzen aus Zahlungen und Zahlungseingängen erkennen?
Zahlungen und Zahlungseingänge sollten mit Überweisungsbelegen und Bankkontobewegungen abgeglichen werden. Absender, Empfängerkonto, Datum, Betrag und Verwendungszweck helfen dabei, die Überweisung der richtigen Geschäftsbeziehung zuzuordnen. Eine Buchung auf dem falschen Personenkonto, die Behandlung einer Teilzahlung als vollständiger Ausgleich oder übersehene Bankgebühren können Abweichungen verursachen. Bei Sammelzahlungen für mehrere Rechnungen ist zusätzlich zu prüfen, wie der Gesamtbetrag auf die einzelnen Belege verteilt wurde.
Wie wird eine festgestellte Differenz in der Kontenabstimmung korrigiert?
Vor einer Korrektur müssen die Ursache, der zugehörige Beleg und die fehlerhafte Buchung eindeutig feststehen. Fehlt ein Dokument, ist zunächst dessen Status zu prüfen. Bei einer Doppelbuchung oder einer falschen Kontenzuordnung muss der entsprechende Buchungsvorgang untersucht werden. Die zuständige Buchhaltungsfachkraft sollte anhand der Fehlerart beurteilen, welche Korrektur erforderlich ist. Insbesondere bei Sachverhalten aus früheren Perioden kann eine bloße Angleichung des aktuellen Saldos weitere Unstimmigkeiten verdecken.
Aus der Erläuterung zur Korrektur sollte hervorgehen, welcher Geschäftsvorfall geändert wurde und auf welchem Beleg die Änderung beruht. Nicht belegte Beträge dürfen nicht allein deshalb gebucht werden, um rechnerisch übereinstimmende Salden zu erhalten. Handelt es sich ausschließlich um eine zeitliche Abweichung, sind der Abstimmungsstichtag und der Erfassungszeitpunkt gemeinsam zu beurteilen. Nach Abschluss der erforderlichen Arbeiten wird eine aktualisierte Kontenaufstellung erstellt und geprüft, ob sowohl die betreffende Bewegung als auch der Endsaldo die Korrektur richtig wiedergeben.
Wie sollte vorgegangen werden, wenn die Ursache der Differenz unklar bleibt?
Bleibt die Abweichung ungeklärt, sollte dem Geschäftspartner eine detaillierte Aufstellung der nicht zugeordneten Bewegungen übermittelt werden. Die alleinige Mitteilung des Endbetrags reicht für eine gezielte Prüfung meist nicht aus. Aus der Aufstellung sollte hervorgehen, welche Belege bereits geprüft wurden, welche Buchungen fehlen könnten und welche Erläuterungen benötigt werden. Der direkte Austausch zwischen den Buchhaltungen kann durch Unterlagen und Informationen aus Vertrieb oder Einkauf ergänzt werden. So entstehen aus einer allgemeinen Saldenabweichung konkret überprüfbare Positionen.
Während der Untersuchung sollte der ungeklärte Betrag gesondert nachverfolgt und eine verantwortliche Person mit einem Termin für die weitere Bearbeitung festgelegt werden. Der strittige Umfang ist schriftlich mitzuteilen, statt einen noch ungeklärten Saldo vorbehaltlos zu bestätigen. Ein hoher Betrag, ältere Geschäftsvorfälle oder komplexe Buchungsabläufe können eine vertiefte Prüfung erfordern. Wird fachliche Unterstützung hinzugezogen, sollten Kontenaufstellungen, zugehörige Belege und bisherige Korrespondenz gemeinsam bereitgestellt werden.
Wie wird die Kontenabstimmung nach Klärung der Differenz bestätigt?
Die Bestätigung sollte auf aktualisierten Unterlagen beruhen, die beide Parteien zum selben Stichtag erstellt haben. Firmenbezeichnung, betroffenes Konto, Währung, Saldo und die Zuordnung als Forderung beziehungsweise Verbindlichkeit müssen eindeutig angegeben sein. Korrigierte Geschäftsvorfälle sollten erneut kontrolliert und der abgestimmte Saldo von den hierfür befugten Personen schriftlich bestätigt werden. Neue Bewegungen, die während der Untersuchung entstanden sind, dürfen nicht mit dem Vergleich zum ursprünglichen Stichtag vermischt werden.
Die Bestätigung, die verglichenen Kontenaufstellungen und sämtliche Korrekturbelege sollten zusammen aufbewahrt werden. Nutzen Sie die ermittelte Ursache außerdem, um den betreffenden Ablauf zu verbessern, etwa die Belegübermittlung, Zahlungsreferenzen oder Kontenzuordnung. Auch bei der Zusammenarbeit mit STB CPA Turkey erleichtert die Bereitstellung dieser Unterlagen die Beurteilung und strukturierte Nachverfolgung von Abweichungen. Eine abgeschlossene Abstimmung setzt neben übereinstimmenden Salden voraus, dass die zugrunde liegenden Geschäftsvorfälle und Korrekturen nachvollziehbar dokumentiert sind.
